Machen Sie mehr!

Ich meine das überhaupt nicht provokativ oder zynisch. „Machen Sie mehr!“

Diese Antwort gebe ich all jenen, die Fragen, was Sie tun sollen, um bessere Ergebnisse, höhere Umsätze und profitablere Erträge zu erzielen. Dies ist meine ehrliche Meinung und mein voller Ernst.

Es ist nun einmal eine unumstößliche Tatsache, dass mehr Input unweigerlich zu mehr Output führt. Das habe ich nicht erfunden. Das beruht ganz schlicht und einfach auf dem Gesetz der großen Zahl.

In meinen Gesprächen mit Geschäftsführern, Vertriebsleitern und Vertriebsmitarbeitern dreht es sich zwangsläufig hauptsächlich um die Frage, was soll, muss oder kann man tun, um unterm Strich bessere Resultate zu erzielen.

Stelle ich die Gegenfrage, was man denn aktuell bereits tut, bekomme ich meistens eine Aufzählung von verschiedenen Vertriebs- und Marketingmaßnahmen. Die vier am häufigsten genannten Aktivitäten sind:

  • Telefonische Kundenakquise
  • Besuche bei Kunden und Interessenten
  • Online-Aktivitäten auf XING oder LinkedIn
  • Mehr oder weniger regelmäßige Fach- oder Blogbeiträge

Soweit so gut und richtig.

Wenn ich dann aber nachhake und konkret frage, wie viele Kunden und Interessenten denn pro Woche angerufen und besucht werden, wie oft man tatsächlich aktiv potentielle Kunden über XING kontaktiert oder wie oft Blogbeiträge veröffentlicht werden, dann zeigt sich sehr deutlich, wo das Problem liegt.

Drei bis fünf Telefon-Kontakte zu potentiellen Neukunden, vier bis sechs Termine bei Kunden und Interessenten, zehn bis zwölf Kontaktaufnahmen auf XING jeweils pro Woche und ein Blogbeitrag alle sechs bis acht Wochen sind gängige Antworten, die ich erhalte.

Und das ist alles definitiv zu wenig. Zu wenig, um die Aufmerksamkeit zu bekommen, die man braucht. Zu wenig, um genügend Kontakte zu Entscheidern aufzubauen, die für die Gewinnung von Aufträgen und Projekten notwendig sind.

Machen Sie mehr!

Als Ausrede höre ich meistens zwei Punkte:

  1. Weniger ist Mehr
  2. Keine Zeit

Die Regel „Weniger ist Mehr“ mag für manche Bereiche, in manchen Zeiten und für bestimmte Themen durchaus richtig und passend sein. Für die Erzeugung von Aufmerksamkeit und die Akquise gilt sie definitiv nicht.

Oft dient sie aus meiner Erfahrung tatsächlich dazu, die eigene Trägheit, die Angst den Kopf herauszustrecken und die Sorge, möglicherweise angreifbar und auffindbar zu werden, zu entschuldigen. Wer wachsen will, wer als Experte, als kompetenter Produzent, als starker Entwicklungspartner oder als verlässlicher Partner wahrgenommen werden will, der braucht Aufmerksamkeit

Ein Blogbeitrag oder ein Newsletter pro Monat und diesen zwei bis dreimal über Social Media geteilt ist einfach zu wenig.

Die Ansprache von drei bis fünf Neukontakten per Telefon pro Woche ist zu wenig.

Rechnen wir kurz durch. Nehmen wir an, Sie machen pro Woche 20 bis 25 Anwahlversuche übers Telefon. Diese brauchen Sie nämlich, um die angepeilten fünf Entscheider zu sprechen.

Bei diesen fünf Gesprächen schaffen Sie es, zwei Termine zu vereinbaren, was durchaus ein guter Wert ist. Nehmen wir weiter an, bei einem der Termine dürfen Sie ein Angebot platzieren und jedes vierte Angebot wird zum Auftrag. Dann würden Sie rein rechnerisch mit dieser Vorgehensweise einen Auftrag pro Monat mit einem neuen Kunden gewinnen.

Im Anlagenbau und Projektgeschäft mag dies ein guter Wert sein. In den meisten Branchen aber kommen Sie damit nicht weit.

Also, rechnen Sie sich selbst aus, wie viele Telefonkontakte Sie in der Woche wirklich machen müssen, um ausreichend neue Kunden zu gewinnen.

Auch die Präsenz in den Social Media Kanälen wie XING oder LinkedIn lebt davon, dass Sie sich mit interessanten Menschen und potentiellen Kunden vernetzen. Das darf nicht dem Zufall überlassen werden und ist nichts, was man abends auf der Couch, zwischen Sportschau und Tatort, nebenbei erledigt.

Warum setzen Sie sich nicht zum Ziel, jeden Tag mindestens 30 neue Kontakte auf XING anzuschreiben? Damit bauen Sie sich systematisch ein Netzwerk von Entscheidern aus Ihren Zielgruppen auf und legen damit die Basis für Ihre Umsätze von morgen.

Die zweite Ausrede „keine Zeit“ kann und darf man nicht gelten lassen. Wie ich schon in mehreren Beiträgen und besonders in meinem in der Vertriebszeitung erschienenen Gastbeitrag „Erfolg durch Fokussierung geschrieben habe, ist die Aufgabe des Vertriebes, der proaktive Verkauf und der systematische Aufbau von Kontakten zu Entscheidern. Alles andere ist Zeitverschwendung und sollte vermieden werden.

Ich kann es aus eigener Erfahrung bestätigen. Es scheint so etwas wie eine magische Grenze zu geben, ab der der Erfolg nicht linear, sondern exponentiell steigt.

Natürlich darf man die Qualität nicht außer Acht lassen. Sinnfreie Beiträge und unsystematische, schlecht vorbereitete Akquise sowie jeglicher planloser Aktionismus sind tabu.

Aber der gute alte Leitsatz aus der Medizin „viel hilft viel“ scheint tatsächlich auch auf den Vertrieb und das Marketing übertragbar zu sein.

Also, was immer Sie tun, machen Sie mehr davon!

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Holger Steitz ist Trainer, Berater, Redner und Autor für Vertrieb, Führung und Verhandlungstechniken im B2B-Umfeld und der Kopf von SALE DIRECT. Er trainiert Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb und unterstützt mit seiner SALE DIRECT GmbH B2B-Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Vertriebsstrategien und bei der Umsetzung von Konzepten zur Neukundengewinnung für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen.

Gerade erschienen ist sein neues E-Book „Die 3 1/2 Säulen der Vertriebserfolges“. Hier können Sie es kostenlos downloaden.

In dem im Haufe-Verlag erschienenen Fachbuch „Verkaufen ohne Tricks und Kniffe: Mit System zum B2B-Vertriebserfolg“, beschreibt Holger Steitz den kompletten Verkaufsprozess für Investitionsgüter und Dienstleistungen und gibt für alle Phasen Praxistipps für Einsteiger aber auch für Vertriebsverantwortliche in Unternehmen.

Braucht man wirklich ein CRM-System?

Ich muss gestehen, dass ich ziemlich lange die Meinung vertreten habe, dass für erfolgreiche Vertriebsarbeit ein CRM-System nicht zwingend erforderlich ist. Inzwischen bin ich entschieden anderer Meinung!

Nicht nur durch die Entwicklungen mit der Überschrift „Digitalisierung“ getrieben, sondern aufgrund der enormen Komplexität und des immer schneller werdenden Tempos der Kommunikation, kommt man als mittelständisches Unternehmen um ein leistungsfähiges CRM-System nicht mehr herum.

Für ein nachhaltiges Wachstum gilt es, den Vertrieb möglichst effizient und fokussiert für die Neukundengewinnung und Bestandskundenpflege einzusetzen und dafür ist aus meiner Sicht ein online verfügbares Customer-Relationship-System heutzutage unerlässlich.

Im zweiten Teil des Praxisberichts zu der Umsetzungsberatung bei dem niedersächsischen Baugruppenhersteller schildere ich die Situation und berichte, wie wir die Einführung gestemmt haben.

Die Situation war genauso, wie ich es schon mehrfach bei anderen Firmen erleben konnte. Die fünf Außendienst-Mitarbeiter und der vertrieblich aktive Geschäftsführer hatten jeder für sich ein eigenes Ablage- und Doku-System.

Immerhin zwei der Kollegen pflegten mehr oder weniger konsequent eine Excel-Datei, in der sie neue Kontakte eintrugen und ein paar Stichworte dazu notierten. Die anderen tippten ihre Kontakte in Outlook ein und einer der Vertriebler pflegte noch rigoros seinen analogen Stil. Visitenkarten sortierte er sorgsam alphabetisch in eine Box und alle Informationen, die er ansonsten über „seine Kunden“ festhalten wollte, notierte er brav in einer DIN-A4-Kladde.

Der Geschäftsführer hatte alles an seine Sekretärin delegiert, die einen Teil der Kontakte auch über Outlook verwaltete und ansonsten ebenfalls eine schicke Box zur Aufbewahrung einer beträchtlichen Anzahl von Visitenkarten vorhielt.

Die Hauptbedenken, die sowohl die Geschäftsleitung als auch die Vertriebler offen vortrugen, waren, dass man gar nicht die Zeit und die Ressourcen für die Einführung eines CRM-Systems aufbringen könne. Schließlich gab es ja das sogenannte „Tagesgeschäft“, dem man sich, mit allem was man hatte, widmen musste.

Es galt also zunächst, die beteiligten Personen davon zu überzeugen, dass die Einführung eines Systems gar nicht so dramatisch sein müsse, und dass man schon nach kurzer Zeit einen hohen Nutzen und echte Effizienzverbesserungen erreichen könne, wenn man denn das richtige System verwenden würde.

Ich empfahl ein mir gut bekanntes, online-fähiges CRM-Tool, welches auch von den Kosten deutlich niedriger lag, als die Geschäftsleitung befürchtet hatte. Zur Installation musste man nur einen Link downloaden, wodurch man sofort in eine 30-tägige kostenlose Testphase, bei vollem Funktionsumfang, einsteigen konnte.

Im Vorfeld hatten wir bereits in einem Workshop den Vertriebsprozess für die Neukunden-Gewinnung und die Bestandskundenpflege entwickelt, den es nun in dem System abzubilden galt.

Wichtig war mir und der Geschäftsleitung, dass der gesamte Prozess, von der Akquisephase und die Lead-Generierung, über die Anfrage- und Angebotsphase, bis hin zum Abschluss und der Potential orientierten Bestandskundenbetreuung durch das CRM unterstützt wird.

Wir definierten Aktivitäten, Stati und Wiedervorlage-Zyklen, die zum Teil automatisiert, zum Teil aber auch händisch Folgeaktivitäten auslösten, die den Verkäufern die zeitaufwendige und nervige Organisation des Verkaufsprozesses abnehmen sollte und sicherstellten, das nichts vergessen oder verloren ginge.

Schließlich mussten die vorhandenen Kontaktdaten in das System gebracht werden. Glücklicherweise unterstützte das System den Import von csv-Dateien, die aus den vorhandenen Excel-Dateien und den im Outlook hinterlegten Kontakten generiert werden konnten. Über eine Schnittstelle wurde die Verbindung zu dem vorhandenen ERP-System hergestellt, sodass auch die Datenübergabe und –Übernahme bei den Bestandskunden sichergestellt war.

Die analogen Kontaktdaten konnten weitgehend über die Website der Firmen und ein komfortables drag-and-drop-System übernommen werden, sodass nach einem Tag nahezu alle notwendigen Einstellungen und Datenübernahmen abgeschlossen waren.

Einen weiteren Tag investierten wir, um alle User in der Anwendung des Systems zu schulen, Fragen zu klären und konkrete Fälle durchzuspielen.

Als letzten Schritt richteten wir noch das Reporting ein und definierten Input- und Output-Kennzahlen für die Steuerung und Führung der Vertriebsorganisation, sodass schon eine Woche nach der Entscheidung für die Einführung eines CRM-Systems das Tool für die Vertriebsarbeit und die ergebnisorientierte Steuerung des Vertriebes genutzt werden konnte.

Tatsächlich dauerte es noch ein paar Monate, bis alle Beteiligten sich daran gewöhnt hatten, durchgängig mit dem System zu arbeiten. Anfangs wurden noch viele E-Mails über Outlook geschrieben oder Informationen „per Zuruf“ übermittelt, anstatt alle den Vertriebsprozess betreffenden Infos und Daten über das CRM-Tool abzuwickeln.

Nach und nach merkten die Vertriebler aber, dass das CRM ihnen half, ihre Vertriebsarbeit effektiver und zielführender zu erledigen, sodass die Akzeptanz von Tag zu Tag besser wurde.

Heute sind tatsächlich alle Informationen und Kontaktdaten für jeden zugänglich in dem CRM-System vorhanden. Alle Vertriebsmitarbeiter dokumentieren ihre Tätigkeiten in einem System, Aufgaben und Wiedervorlagen können angelegt und zugewiesen werden, das Management erhält zeitnah alle Informationen aus dem Vertrieb und erkennt  rechtzeitig, wo und wie man steuernd eingreifen muss.

Inzwischen nutzt auch das Marketing das CRM-System für die Durchführung von gezielten Kampagnen zur Lead-Generierung über die Automailer-Funktion, sodass nun ein voll umfängliches Werkzeug für die Sicherstellung eines proaktiven Wachstums für das Unternehmen im Einsatz ist.

Wenn Sie wissen möchten, welches System wir dort eingeführt haben oder Ihr vorhandenes System im Moment eher Last als Lust darstellt und Sie dieses optimieren möchten, dann schreiben Sie mir eine E-Mail an h.steitz@sale-direct.de, mit dem Stichwort „CRM-System“.

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Holger Steitz ist Trainer, Berater, Redner und Autor für Vertrieb, Führung und Verhandlungstechniken im B2B-Umfeld und der Kopf von SALE DIRECT. Er trainiert Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb und unterstützt mit seiner SALE DIRECT GmbH B2B-Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Vertriebsstrategien und bei der Umsetzung von Konzepten zur Neukundengewinnung für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen.

Gerade erschienen ist sein neues E-Book „Die 3 1/2 Säulen der Vertriebserfolges“. Hier können Sie es kostenlos downloaden.

In dem im Haufe-Verlag erschienenen Fachbuch „Verkaufen ohne Tricks und Kniffe: Mit System zum B2B-Vertriebserfolg“, beschreibt Holger Steitz den kompletten Verkaufsprozess für Investitionsgüter und Dienstleistungen und gibt für alle Phasen Praxistipps für Einsteiger aber auch für Vertriebsverantwortliche in Unternehmen.