Mit To-Do-Listen zu arbeiten ist heutzutage üblich. Viele Menschen in unterschiedlichsten Berufen und Positionen, versuchen Ihre unzähligen Tätigkeiten schriftlich festzuhalten und möglicherweise sogar entsprechend der jeweiligen Prioritäten abzuarbeiten.

Manche nutzen dafür einfach nur ein Blatt Papier oder eine Kladde. Viele bedienen sich aber auch den zahlreich am Markt angebotenen Softwarelösungen und Apps. Wie und womit auch immer man arbeitet, die Aufstellung von To-Do-Listen gehört inzwischen zum Arbeitsleben, wie die tägliche Mittagspause.

In meiner Arbeit mit Führungskräften und Vertriebsmitarbeitern stelle ich gerne die Aufgabe, eine Not-to-do-Liste zu schreiben.

Vielleicht kreisen in Ihrem Kopf jetzt gerade Gedanken der folgenden Art: Was soll das? Wofür soll das gut sein? Was will der Steitz denn jetzt damit schon wieder? Spinnt der jetzt total.

Nun, auf die letzte Frage kann ich Ihnen spontan keine befriedigende Antwort geben. Fest steht aber, dass es durchaus sinnvoll ist, sich über die anderen Fragen kurz Gedanken zu machen.

Warum also eine Not-to-do-Liste?

Wir alle – ich nehme ich hier ganz bewusst mit ins Boot – verschwenden viel zu viel Zeit mit scheinbar wichtigen und unaufschiebbaren Aufgaben.

Wir beschäftigen uns mit lieb gewonnenen Routinen, beißen uns an Themen fest, weil wir meinen, noch nicht die perfekte Lösung gefunden zu haben oder vertrödeln Stunde um Stunde, um an Meetings teilzunehmen, bei denen unsere Anwesenheit überhaupt nicht erforderlich ist. Teilweise tun wir dies ganz bewusst, teilweise auch unbewusst.

Vielleicht denken Sie jetzt, dass ich zu streng bin und übertreibe. Schließlich gibt es ja auch genügend Phasen, in denen es heiß her geht, weil Projekt- und Abgabefristen drücken und in denen Überstunden geschoben werden müssen. Dann kann man sich doch auch mal Zeiten gönnen, in denen man es etwas geruhsamer angehen lässt.

Dazu kann ich nur eines sagen: NEIN! und nochmals NEIN!

Gerade wenn ich Unternehmen über einen längeren Zeitraum begleite, stelle ich fest, dass die Produktivität im Vertrieb teilweise grottenschlecht ist.

Man beschäftigt sich mit den völlig falschen Dingen. Es fehlt an Struktur und klaren Prozessen und die Mitarbeiter und Führungskräfte verlieren den Fokus. Fokus auf das, was wirklich erfolgskritisch ist. Fokus auf die Aufgaben und Tätigkeiten, die wertschöpfend sind und die den einzelnen Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt nach vorne bringen. Man beschäftigt sich mit Alibi-Tätigkeiten, die Geschäftigkeit vortäuschen aber überhaupt nichts bringen, anstatt zu telefonieren oder Kontakte zu potenziellen neuen Kunden aufzubauen.

Deshalb empfehle ich jedem, der im Vertrieb und Verkauf tätig ist, sich für ein zwei Stunden zurück zu ziehen und eine Not-to-do-Liste aufzustellen.

Schreiben Sie alles auf, was Sie in Zukunft nicht mehr machen wollen, weil es entweder nicht zu Ihrem Aufgabengebiet gehört, weil es eine zeitfressende und überholte Routine ist oder weil es nicht zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt. Eine solche Liste ist für den Erfolg wahrscheinlich wichtiger als eine To-do-Liste.

Ich gebe hier ganz bewusst keine Beispiele, weil diese Sie vielleicht in Ihren Gedanken einschränkt. Denken Sie ganz offen, ehrlich und selbstkritisch nach und schreiben Sie alles auf, was im beruflichen Kontext aber gerne auch im privaten Umfeld Zeit kosten. Zeit, die Sie im Beruf für die Erreichung Ihrer Ziele und im Privaten für die Erhöhung Ihrer Lebensqualität nutzen können.

Hängen Sie diese Liste gut sichtbar auf, zum Beispiel an dem Bildschirm Ihres PC’s, oder richten Sie ein Bild dieser Liste als Bildschirmhintergrund Ihres Handys ein, sodass ihnen die Punkte immer wieder ins Auge springen. Oft reicht schon, dass man sich die Dinge ins Bewusstsein holt, manchmal braucht es die ständige Konfrontation. Schreiben Sie Ihre Not-to-do-Liste. Es lohnt sich.

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Holger Steitz ist Berater, Trainer, Coach und Autor für Vertrieb, Social-Selling, Führung und Verhandlungstechniken im B2B-Umfeld und der Kopf von SALE DIRECT. Er trainiert und coacht Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb und unterstützt mit seiner SALE DIRECT GmbH B2B-Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Vertriebsstrategien und bei der Umsetzung von Konzepten zur Neukundengewinnung für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen.

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