Wer kennt das nicht! Das scheinbar permanent klingelnde Telefon, die eingehende Nachricht auf dem Smartphone oder der Kollege, der durch die nur halb geöffnet Tür hindurch nur eine kurze Frage einwirft.

Wir Menschen sind prinzipiell ja sehr soziale und kommunikative Wesen und für das Miteinander ist es teilweise unabdingbar, dass man ansprechbar ist. Man möchte sich ja nicht ins Abseits stellen.

Vor allem im Vertrieb oder als Führungskraft muss man für seine Kunden und Mitarbeiter ansprechbar sein und das in einem vertretbaren Zeitraum. Das heißt aber nicht, dass man jederzeit und sofort parat stehen muss. Kommunikation und Planung sind letztendlich die Schlüssel für mehr Produktivität als Verkäufer und Führungskraft.

Gemäß einer Studie der Berkeley University, bei der rund dreißig Manager, vorwiegend im Vertriebsumfeld, begleitet wurden, werden wir im Durchschnitt alle drei Minuten abgelenkt oder lenken uns selbst ab. ALLE DREI MINUTEN!?

Wem das zu oft erscheint, der sollte einfach mal einen kleinen Selbsttest machen. Testen Sie doch einfach mal einen ganzen Tag, wie oft Sie durch eine eingehende E-Mail, WhatsApp-Nachricht, das klingelnde Telefon oder von den Kollegen abgelenkt werden.

Dazu kommen dann noch die Ablenkungen, für die außer uns selbst niemand etwas kann. Die permanent kreisenden Gedanken in unseren Köpfen über dienstliche und private Themen, die unsere Konzentration stören.

Nun könnte man einwenden, dass es meistens ja wirklich nur ein kleiner Klick, ein zwei gehörte und gesprochene Sätze oder der blitzschnell auftauchende Gedanke im Kopf ist. Das kann doch wohl nicht so schlimm sein.

Schlimm ist natürlich relativ aber klar ist, dass Ablenkungen tatsächlich für die Produktivität viel schädlicher sind, als man vielleicht erwarten würde.

Die Ablenkung an sich ist meistens überhaupt nicht das größte Problem, da es sich dabei ja in der Regel wirklich nur um kurze Momente der Unterbrechung handelt. Das Problematische an Ablenkungen ist viel mehr die Zeit, die es braucht, um die erforderliche Konzentration wieder aufzubauen.

Wenn man eine Aufgabe, für die es ein gewisses Maß an Konzentration benötigt, ausführen möchte, dann braucht man eine bestimmte Zeit, um den maximalen Grad an Konzentration aufzubauen. Verschiedene Untersuchungen in unterschiedlichen Kontexten gehen von Zeitspannen zwischen drei und bis zu zehn Minuten aus. Drei bis zehn Minuten, um überhaupt erst tief in ein Thema, eine Kalkulation, ein Angebot, die Vorbereitung für ein Meeting oder was auch immer einzutauchen!

Das alleine ist schon bemerkenswert aber besonders erstaunlich ist aus meiner Sicht, dass jede Ablenkung – und hier sind sich die unterschiedlichen Studien übrigens einig – dafür sorgt, dass unser Konzentrationslevel wieder auf annähernd Null zurückfällt und über die gleiche Zeit wie zu Beginn wieder aufgebaut werden muss.

Das führt zum einen dazu, dass man für die zu erledigenden Aufgaben viel mehr Zeit benötigt. Darüber hinaus führt es aber besonders dazu, dass mehr Fehler passieren und man öfter Nachbessern oder sogar neu anfangen muss. Die Produktivität geht sprichwörtlich in den Keller, wenn wir es nicht schaffen, Ablenkungen zu vermeiden.

Ein paar ganz einfache aber wirksame Tipps helfen:

Telefon und Smartphone:

Ich verrate Ihnen ein Geheimnis: Ein Telefon kann man ausschalten! Zumindest die mobile Version. Die eigene Durchwahl kann man zu Kollegen umleiten, auf jeden Fall für ein zwei Stunden. Geht nicht? Ich behaupte, wer kein Notarzt ist, kann sich den Luxus erlauben kurzzeitig nicht erreichbar zu sein.

E-Mail:

Die wichtigste Regel im Umgang mit E-Mails lautet: Bearbeite E-Mails nur zu festgelegten Zeiten. Zum Beispiel dreimal am Tag – morgens, mittags und vor dem Feierabend. Ansonsten bietet Outlook hervorragende Möglichkeiten Regeln zu definieren und Spam-Filter zu nutzen, die helfen, die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen.

Ablenkung durch Kollegen und Vorgesetzte:

Auch hier helfen klare und abgestimmte Regeln. Einfach ist es, wenn man ein Einzelbüro hat. Tür zu bedeutet, bitte nicht stören. Tür offen, ich bin ansprechbar. Schwieriger ist es natürlich im Großraumbüro. Aber auch hier kann man durch optische Zeichen, wie beispielsweise ein rote Signalkarte oder ein auf dem Kopf befindliches Headset signalisieren, dass man gerade konzentriert arbeitet. Und selbstverständlich haben sich auch Chefs an die Regeln zu halten!

Ablenkung ist in der Tat einer der größten Produktivitätskiller und Erfolgsverhinderer. Deshalb sollte man sich unbedingt Methoden aneignen und Regeln abstimmen, um Ablenkungen weitestgehend zu vermeiden.

Diese Tipps sind ein Einstieg. Wer mehr über die Wirkung von Ablenkungen aber vor allem über Methoden zur Vermeidung von Ablenkungen erfahren möchte, dem empfehle ich mein im letzten Jahr erschienenes Buch „Mach endlich Deinen Job!“ oder den gleichnamigen Inhouse-Workshop.

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Holger Steitz ist Trainer, Berater, Coach und Autor für Vertrieb und Kundengewinnung, Social-Selling, Führung und Verhandlungstechniken im B2B-Umfeld und der Kopf von SALE DIRECT. Er trainiert und coacht Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb und unterstützt mit seiner SALE DIRECT GmbH B2B-Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Vertriebsstrategien und bei der Umsetzung von Konzepten zur Neukundengewinnung für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen.

Im letzten Jahr ist im WILEY-Verlag sein neues Buch „Mach endlich Deinen Job“ erschienen.  Darin geht es um Zeitverschwendung, falsche Routinen und faule Ausreden im Vertrieb, aber natürlich auch um Auswege aus diesem Dilemma sowie die richtigen und zielführenden Maßnahmen für erfolgreichen und zeitgemäßen B2B-Vertrieb. Hier gibt es die kostenlose Leseprobe.

Das aktuelle E-Book von Holger Steitz, „Die ungefähr sieben ultimativen Tipps, um im Vertrieb zu scheitern“ können Sie hier kostenlos downloaden.